El proceso de Cambio de Estado de Vacaciones es el proceso que permite aplicar las solicitudes ya sea en la nómina de pago, cuando proceda o que queden como disfrutadas en el historial de saldos de cada colaborador.
Pasos:
Seleccione el elemento que identifica la Forma de Aplicación.
Vacaciones Pagadas: corresponde a solicitudes donde el colaborador disfruta las vacaciones y se le pagan en el periodo de nómina en proceso.
Vacaciones Disfrutadas: corresponde a solicitudes que solo afectan el disponible, generalmente se usan para registrar vacaciones aplicadas en el pasado y que se requieren rebajar del disponible actual.
Ajuste en Saldo: son solicitudes que devuelven dias de vacaciones (suman al disponible), debido a que se aplicaron en algún momento, pero que realmente no fueron disfrutadas por el colaborador.
Seleccione la fecha del cambio de estado, este dato quedará como la fecha oficial donde el sistema descontará las vacaciones al colaborador, del saldo disponible.
Seleccione el estado de las solicitudes pendientes y requeridas para aplicar.
Si el elemento Forma de Aplicación es de tipo VACACIONES PAGADAS entonces proceda a indicar los siguientes campos, de lo contrario, si son de tipo VACACIONES DISFRUTADAS o AJUSTE DE SALDO, dejelos vacíos.
Seleccione la nómina donde se aplicarán las solicitudes que están asociadas a un pago al colaborador.
Los datos que se muestran en la siguiente imagen son informativos y muestran la información relacionada a la nómina seleccionada.
Seleccionar el concepto de pago.
Seleccione el estado de aplicación para las solicitudes pendientes. Este campo si se requiere, independientemente de la Forma de Aplicación.
Campo: Forma de aplicación
Si el tipo de solicitud es de:Vacaciones Disfrutadas y Ajuste de Saldo.no es necesario seleccionar el tipo de periodo, tipo de nomina y moneda, ya que son movimientos que NO generan pagos en planilla.
Para las vacaciones de tipo Vacaciones Pagadas si es requerido indicar la nómina y el concepto de nómina a utilizar.
Campo: Modo Aplicación F.
Es un campo nuevo que trabaja sobre la fecha de aprobación de la vacación. En la versión anterior siempre era obligatorio que el usuario indique en qué fecha desea aplicar la vacación. En esta versión se incluyeron 2 opciones más. A continuación, se especifica los 3 tipos:
1.Digitar Fecha: Esta es la opción que se hereda de la versión original, en el cual es obligatorio que el usuario digite un valor en el campo Fecha Cambio Estado. Este tipo de aprobación tiene la limitante de que se usa la misma fecha de aprobación para todo el grupo de vacaciones que se están aprobando, pero existen ocasiones en las que se necesitan aprobar en diferentes fechas. Para esto se crearon los otros dos tipos nuevos.
2.Fecha Inicial del Documento: El usuario no tiene que indicar la fecha del cambio de estado. La fecha de aprobación se toma de la fecha de inicio de cada vacación. Entonces cada vacación se trabaja individualmente, de tal modo que la fecha de aprobación no es igual para todo el grupo de vacaciones.
3.Fecha Final del Documento: El usuario no tiene que indicar la fecha del cambio de estado. La fecha de aprobación se toma de la fecha de final de cada vacación. Entonces cada vacación se trabaja individualmente, de tal modo que la fecha de aprobación no es igual para todo el grupo de vacaciones.
Por ejemplo, existen 3 vacaciones como las siguientes:
1.Se utiliza la opción Digitar Fecha y se indica el valor del 2025-12-01: Cómo resultado todas las vacaciones tendrán la fecha de aprobación para el 01 de diciembre del 2025.
2.Se utiliza la opción Fecha Inicial del Documento: Cada vacación queda con la fecha de aprobación diferente. La vacación con el id 1 se aprueba el 01 de febrero del 2026 y la vacación 2 queda aprobada el 01 de marzo del 2026.
Nota
Es importante recordar que la fecha de aprobación tiene un papel importante cuando una vacación se aprueba, porque esta fecha determina en que año se realiza el efecto de la reducción de días disponibles o el aumento de los días disponibles.
Por ejemplo, existen clientes que requieren que el saldo de vacaciones de los años anteriores se consuma por completo, para lograr esto, la fecha de aprobación debe indicar fechas de ese año.
Preguntas frecuentes
¿Cómo aprobar vacaciones disfrutadas y de ajuste?
La aprobación requiere menos información porque este tipo de vacaciones no se aplican a ninguna nómina, el objetivo es solo para afectar los saldos de vacaciones.
Los siguientes campos son obligatorios:
1.La forma de aplicación para saber qué tipo de vacación se desea de aprobar.
2.El estado actual que tiene la vacación.
3.El modo de aplicación de la fecha de aprobación.
4.El nuevo estado: La vacación se puede aprobar o rechazar.
5.La o las vacaciones que se desean de aprobar.
¿Cómo aprobar vacaciones pagadas?
Este tipo de vacación si necesita más información para aplicarse porque es necesario indicar en que nómina se aplica y el concepto de nómina a utilizar. Este tipo de vacaciones además de afectar el saldo de vacaciones también representan un pago en la nómina.
Los siguientes campos son obligatorios:
1.La forma de aplicación para saber qué tipo de vacación se desea de aprobar.
2.El estado actual que tiene la vacación.
3.El modo de aplicación de la fecha de aprobación.
4.La nómina: Es la nómina en la que se va a realizar el pago de la vacación.
5.El concepto de nomina que transforma la cantidad de horas o cantidad de días en un monto a pagar.
6.El nuevo estado: La vacación se puede aprobar o rechazar.
7.La o las vacaciones que se desean de aprobar.
¿Cómo aprobar vacaciones pagadas de otros periodos?
Existen casos en los que por ejemplo la vacación corresponde a un periodo de nómina anterior, esto sucede normalmente cuando son vacaciones solicitadas para el fin del periodo. Se puede dar que en una nómina quincenal se solicite vacaciones para el 15 de mayo, pero ya la nómina está cerrada y ya se pagó, RH desea aplicar el pago en la 2da de mayo. Para estos casos es necesario utilizar la opción aplicar Rango Tiempo para que el sistema sepa que se desea aplicar vacaciones que están por fuera del rango de fechas de la 2da quincena de mayo.
La siguiente imagen muestra que se selecciona primero el check aplicar Rango Tiempo para que se habiliten los campos de fecha inicial y fecha final. En estos últimos 2 campos se debe indicar el rango de fechas que la vacación que se desea aprobar, por ejemplo si el empleado solicitó vacaciones desde el 13 al 15 de mayo, se debe de indicar ese valor para que el sistema sepa cuales días de la vacación se desean de aprobar en la 2da quincena de mayo
Sección Detalle de Vacaciones
En esta parte de la pantalla se muestra la lista de solicitudes pendientes de aplicación. Debe seleccionar la o las solicitudes que requiere procesar. Puede usar el elemento Seleccionar Todo, para que no tenga que hacerlo individualmente.
Haga clic en el botón Aplicar para finalizar el proceso.