El procedimiento para procesar el cálculo y pago del beneficio de Aguinaldo, en el contexto de la legislación costarricense, se realiza, como cualquier proceso de apertura y pago de movimientos de nómina regular. (Semanal, Bisemanal, Quincenal o Mensual). Lo particular de este proceso es que es un pago anual y que contiene un concepto de pago con una lógica de cálculo, conforme a lo dispuesto en la ley.
Para el usuario que realiza por primera vez este proceso, se detallan a continuación, los pasos a seguir.
Requerimientos.
1. Verifique en la lista de conceptos de pago, que exista un rubro denominado Aguinaldo, con la siguiente fórmula.
La fórmula suma los ingresos, que conforman el ingreso real del colaborador, entre el 01-12 del año anterior y el 30-11 del año actual y adicionalmente suma los ingresos que haya percibido un colaborador por concepto de Licencia de Maternidad, en función de que la ley especifica que, para el Aguinaldo se debe sumar el cien por ciento de estos rubros y luego hace la división por DOCE.
2. Debe existir un tipo de Nómina denominado Aguinaldo, en caso de que no exista proceda a crearlo, conforme a los datos de la imagen adjunta.
3. Debe existir un tipo de Período de Pago denominado Aguinaldo o algo similar. En caso de que no exista proceda a crearlo, conforme a los datos de la imagen adjunta.
4. Debe existir un calendario de pago que concuerde con las fechas de pago del aguinaldo, se sugiere que sea entre el rango de fechas del 01/12 del año actual y el 31/12 del año actual. En caso de que no exista proceda a crearlo, conforme a los datos de la imagen adjunta.
IMPORTANTE: Debe estar configurado el calendario del año actual y el calendario del año siguiente, si no es así, proceda a crearlo conforme a lo que se indica en la siguiente imagen.
Reportes de Verificación.
Para efectos de revisión de los datos históricos y verificación del cálculo de aguinaldo existe un reporte denominado: Nómina: Libro de Salarios y Aguinaldos:
Siga los siguientes pasos para emitir el reporte
1. Seleccione la opción Nómina: Libro de Salarios y Aguinaldos
2. Seleccione la empresa u organización.
3. Seleccione el tipo de Nómina. Puede hacer selección múltiple, combinando la tecla Ctrl y el puntero del mouse.
4. Seleccione el tipo de Periodo. Puede hacer selección múltiple, combinando la tecla Ctrl y el puntero del mouse.
5. Seleccione la moneda de Registro.
6. Seleccione la moneda de Visualización.
7. Seleccione la opción Todos los empleados.
8. Seleccione el periodo inicial (Mes y Año).
9. Seleccione el período final (Mes y Año).
10. Haga clic en el botón Generar.
El sistema responderá con un reporte en formato Excel con el detalle de colaboradores e ingresos por mes.
Todos los demás reportes relacionados con la nómina de Aguinaldo, corresponde a los que regularmente se utilizan en la operación de las nómina regulares: Reporte General de Nómina y cualquier otro relacionado.
Proceso de Apertura de Nómina.
En la opción de Menú: Gestión de Nómina - Apertura de Nómina, verifique si ya existe un período de Aguinaldo activo. En caso de que no sea así, proceda a crearlo con los siguiente valores.
IMPORTANTE: Este proceso de apertura se debe realizar solamente una vez, para los siguientes años el sistema realizará la apertura automáticamente, siempre y cuando exista el calendario del próximo año, como de indica en el paso anterior.
Movimientos de Nómina.
Una vez realizada la apertura de la nómina se debe agregar a las personas, a las que se les va a hacer el pago de aguinaldo, en la pantalla de movimientos.
En caso de que la nómina de Aguinaldo ya se haya procesado del año anterior, lo que debe hacer es eliminar los colaboradores que ya no estén activos y agregar las nuevas contrataciones.
Si la planilla de Aguinaldo es nueva y recién agregó a los colaboradores, proceda a salvar y posteriormente a hacer una carga masiva del rubro de aguinaldo.
En esta pantalla se pueden agregar otros conceptos de pago o de deducción conforme aplique para cada colaborador, ya que el sistema identifica este proceso como una nomina adicional, dentro del mes de diciembre.
Cierre de Nómina de Aguinaldo.
El proceso de Cierre de la Nómina de Aguinaldo, es igual al proceso de Cambio de Estado de las Nóminas Regulares.
Procesos Complementarios.
Todos los procesos, que derivan de la gestión de registro de esta nómina, son los que regularmente se realizan en la planilla regular y se usan las mismas opciones.
1. Envío de comprobantes de pago.
2. Generación de archivo de pago.
3. Generación de asiento contable.
4. Reportes en general.
Comprobantes de Pago.
Una vez que se aplica la Nómina de Aguinaldo, Se pueden emitir dos tipos de comprobantes de pago
1. El comprobante regular de Nómina,
2. El comprobante de aguinaldo, el cual contiene algunas especificaciones y detalles adicionales.
