El procedimiento de registro de solicitudes de vacaciones, individual, se fundamenta en los siguientes pasos:
1. En la lista del filtro de solicitudes, haga clic en el botón "Nuevo"
2. En la pantalla de registro proceda a buscar y seleccionar al colaborador.
3. El campo No. Solicitud es el valor numérico consecutivo de la solicitud, asignado por el sistema.
4. El campo Estado, muestra la condición de la solicitud conforme va procesándose y las aprobación o rechazo ocurren. Los valores son: Solicitada, Aprobada/Rechazada, Aplicada en Nómina.
4. El campo Forma de Aplicación, determina el comportamiento o efecto que tendrá la solicitud, una vez aprobada, en el disponible o saldo de vacaciones.
Valores Posible a Escoger:
Vacaciones Disfrutadas, se usa cuando las vacaciones ya fueron disfrutadas y que deben registrarse para que se rebajen del disponible, usualmente este tipo de efecto se usa, cuando se hace la carga inicial de saldos, durante la implementación, o en caso de que el colaborador tuviera vacaciones pendientes de registro, pero que no se deben aplicar en la nómina.
Vacaciones Pagadas, se usa cuando el colaborador disfruta sus vacaciones en forma regular y se aplica el movimiento de pago en la planilla que esta en proceso o cuando corresponda.
Ajuste de Saldo, se usa para hacer un efecto de "devolución de días", se sugiere usar este tipo cuando:
a. Ajustes de solicitudes que ya fueron aplicadas y que por algún error se deban reversar.
b. Por cualquier razón, ajena al sistema y a la politica de vacaciones, donde la empresa decide "aumentar" los días disponibles a un colaborador.
En cualquiera de los escenarios expuestos, la solicitud se debe registrar y aplicar, para que produzca el efecto requerido.
Seleccione la Politica de Vacaciones, que rige para las vacaciones solicitadas por el colaborador.
Seleccione el Tipo de Periodo de Nómina, requerido para establecer las planillas donde se van a ir aplicando los días disfrutados.
En el campo Tipo de Cálculo, seleccione la opción, conforme al tipo de solicitud. Los valores posibles son:
Por Fechas: el usuario digita o selecciona la fecha inicial y final y el sistema calcula los dias en ese rango de tiempo.En este cálculo el sistema no suma, los días libres y posibles feriados que estén registrados en Ventura.
Por Cantidad de Días: el usuario digita o selecciona la fecha inicial y el sistema calcula la fecha final, tomando en cuenta los días libres y posibles feriados que estén registrados en Ventura.
SECCIÓN DIAS
Devengados: Es el total de días acumulados, conforme a la fecha de ingreso del colaborador
Disfrutados: Es la suma de todas las solicitudes de vacaciones aprobadas y aplicadas en nómina de tipo: DISFRUTADAS Y PAGADAS, y representa la totalidad de días disfrutadas a la fecha.
Ajuste: Es la suma de todas las solicitudes de vacaciones aprobadas y aplicadas en nómina de tipo AJUSTE EN SALDO
En reserva: Es la suma de los dias registrados como Solicitados en gestiones pendientes de aprobar, ya sea en Auto Gestión o en Ventura.
Disponibles: Es la cantidad de días disponibles y que resultan de restarle al campo de Devengados, los dias totales disfrutados a la fecha.
Total: Es la cantidad de dias totales solicitados en la solicitud en proceso
Aplicados: Es la cantidad de días que se van a aplicar en la solicitud en proceso. Si el valor es menor al total, quiere decir, que, en el rango de fechas, hay días libres y/o feriados.
No.Aplicados: Es la cantidad de días que NO son deducibles de la disponibilidad de vacaciones y que corresponden a días libres y/o feriados que estén dentro del rango de fechas de la solicitud en proceso.
Nuevo disponible: Es la cantidad de días disponibles que quedarán, a la fecha de la solicitud, conforme a los días que se están registrando. Es un dato informativo.
SECCIÓN: DETALLE DE LA SOLICITUD
Muestra en formada detallada, por Fecha los días y su representación en horas, que cubre la solicitud en proceso. Adicionalmente va a ir mostrando la nómina en que se van a ir aplicando, tanto si la solicitud afecta un periodo de pago o varios.
Los dias que no aplican, por ser libres o feriados muestran el valor CERO en la columna Días Aplicados.
Si la solicitud de vacaciones aun no ha sido aprobada se puede reversar. Para ejecutar este proceso haga clic en el botón "Revertir Solicitud Vacaciones".
Procesos complementarios:
Registro Masivo de Vacaciones: esta opción permite generar solicitudes de vacaciones para un conjunto o la totalidad de la población de colaboradores.
Aprobación Vacaciones: Permite aprobar la solicitud actual en forma directa.
Imprimir Solicitud Vacaciones: Genera un formato de impresión de la solicitud en un archivo PDF.