En la pantalla de Registro de Acciones de Personal se incluyen diferentes tipos de incidentes, para cada uno de ellos debe existir una plantilla predefinida que permita genera el documento en particular para cada colaborador.
Los incidentes relacionados con ausentismo, tienen la capacidad de integrarse con los movimientos de nómina para el control de las horas ordinarias.
Para estos efectos en la pantalla se solicitan la cantidad de horas o días, que van a registrarse en cada evento, éstas horas o días se usan para rebajar el tiempo ordinario y registrar el movimiento en nómina, en el concepto que corresponda.
En caso de que la acción no requiera el valor de HORAS o DIAS, debe ponerlo en CERO.
Pasos:
1. Seleccione el Tipo de Acción que requiere aplicar.
2. Seleccione el colaborador.
3. En los campos de Texto Breve y Texto Predefinido, puede describir los detalles de la acción de personal.
4. La fecha de registro corresponde a la del momento de registrar en sistema el documento.
5. La fecha de vigencia es la que indica el momento en que la acción entra en vigencia o se aplica.
6. La fecha inicial y final son de referencia informativa, cuando la acción corresponde a un rango de fechas. Si la acción corresponde solamente a un día se indica la misma fecha en cada campo.
Para que se visualice efecto de ajuste de las horas ordinarias, en los movimientos de Nómina, debe Aplicar las acciones en la opción Cambiar Estado Acciones de Personal.
Sección de Documentos Adjuntos:
En la parte inferior de la pantalla se encuentra un acceso que permite agregar, visualizar y modificar, archivos adjuntos. Regularmente esta característica se usa, para que el documento de acción de personal, contenga un comprobante que justifica la acción.
Las acciones de Permisos y/o Incapacidades, registrados en Auto Gestión, que contengan un documento o comprobante, pueden consultarse en esta sección de la pantalla.
Ejemplo: Proceso de Cambio de Puesto
El proceso para hacer un cambio de puesto se realiza mediante una Acción de personal, para esto seguimos los siguientes pasos:
1 y 2 - Seleccionar la opción Acciones de Personal
3- Hacer click en el botón Nuevo
En la pantalla de la acción de personal realizamos lo siguiente:
1-Seleccionamos el Tipo de Acción: en este caso "Cambio de Puesto".
2-En tiempo se coloca el valor 0
3-Damos click al botón con los tres puntos, esto para seleccionar al colaborador que cambiará de puesto.
4-En el texto breve se escribe una pequeña descripción a gusto del patrono.
5-Fecha de registro es el día en el que se hace efectivo el cambio de puesto.
6-Fecha de vigencia es el día en el que se hace efectivo el cambio de puesto.
7-Fecha inicial es el día en el que se hace efectivo el cambio de puesto.
8-Fecha final es el día en el que se hace efectivo el cambio de puesto.
9-Este punto nos muestra el puesto actual del colaborador (no se debe manipular, es de carácter informativo).
10-Debemos darle doble click en la palabra cambio de puesto, se le desplegará una lista con todos los puestos disponibles, y se debe seleccionar el nuevo puesto.
11-Después de haber realizado todos los pasos anteriores se da click en Salvar
Después de haber realizado los pasos indicados, se debe aprobar la acción de personal para que aplique el movimiento en el contrato.
Registro Masivo de Acciones de Personal.
El sistema permite realizar el registro de acciones de personal en forma masiva, bajo las siguientes condiciones
1. Que la aplicación corresponda a mas de un colaborador, pero que sea del mismo tipo de acción.
2. Que las fechas de vigencia y de ocurrencia (Fecha inicial y Final), apliquen para los empleados que se van a seleccionar.
3. El proceso genera las acciones en estado "pendientes de aplicar", por lo que este proceso final se debe hacer en la pantalla de Cambio de Estado.
4. Se puede utilizar solamente para acciones de personal relacionados con Ausentismo: Permisos, incapacidades, licencias, entre otros, cualquier otro tipo de acción se debe realizar en forma individual.
Ajustes Permitidos en Acciones de Personal APLICADAS
El sistema permite, una vez que el documento ya fue aplicado, modificar ciertos valores, que pueden haber quedado mal registrados por errores involuntarios.
Estos campos son
Tiempo.
Descripción.
Fecha de Registro.
Fecha de Vigencia.
Fecha Inicial o Final.
Adjuntar o cambiar documentos.