Para el registro y control de los documentos de Acciones de Personal, el sistema tiene dos modalidades: Procesos automáticos como el ingreso de personal nuevo, pago de vacaciones, aumentos de salario y el modo manual.
En cualquiera de los dos procesos se deben configurar plantillas para cada tipo de acción, permitiendo que se adapten a las necesidades de la organización.
El ciclo de registro y aprobación de los documentos de acción de personal están controlados por el módulo de seguridad para garantizar la trazabilidad de cada acción.
Pasos para la configuración de las plantillas:
1.Escriba un nombre descriptivo relacionado con el tipo de acción a realizar.
2.Indique si el efecto de la acción es por intervalos de tiempo: horas, días.
3.En caso de que la acción deba generar un efecto de pago o de deducción en la nómina, seleccione el concepto relacionado al efecto requerido.
4.El indicador de Proceso Externo, permite definir si el movimiento que se genera en Nómina, se puede modificar directamente en los movimientos de la planilla. Si este campo se selecciona el sistema NO permitirá modificar los movimientos.
5.En el área de texto predefinido, puede escribir descripciones o notas que deban considerarse al crear las acciones de personal.
6.En la sección de Detalle, puede agregar Firmantes, para que aparezcan en el formato de impresión de la acción.
7.En la sección de Atributos Modificables, se presenta una lista de campos, que pueden incluirse en la acción de personal, para que el usuario pueda modificarlos desde el proceso de aprobación del documento. Ejemplo: Una acción de personal que modifique el puesto del colaborador. En la lista de Atributos se encuentra el campo Puesto, al agregarlo a la plantilla el sistema estará en capacidad de modificar ese dato en el contrato, y de dejar la evidencia en el documento de la acción de personal.
Atributos de Configuración Complementarios
Cada plantilla debe contener una serie de Atributos Complementarios que se describen a continuación
NotificaCorreoSupervisor: Indica si el tipo de acción debe generar una notificación al supervisor, cuando el colaborador registra un incidente de dicho tipo, desde el módulo de Auto Gestión. Valores: 1 significa SI, 0 significa NO.
SICERE Tipo y SICERE Sub Tipo: Son valores relacionados a códigos equivalentes para la generación del archivo SICERE de la Caja Costarricense del Seguro Social (Aplica solo para clientes en Costa Rica, bajo la denominación de grandes contribuyentes)
Aplica en Solicitud de Ausentismo: Es un valor para identificar si el tipo de plantilla se usa en procesos de solicitudes de permisos en el módulo de Auto Gestión.
Aplicación En Nomina: Es un valor que determina el comportamiento de la acción en los procesos de cálculo del Tiempo Ordinario: Valores:
1. Ingreso: se utiliza para que el sistema pueda identificar si la persona es nueva y por lo tanto calcular los días u horas efectivas en la primera planilla de pago, en función de la fecha de ingreso del contrato.
2. Salida: se utiliza para que el sistema identifique si una persona deja de laborar en la empresa y calcular los días u horas efectivas en la última planilla de pago, en función de la fecha de salida.
3. Ausentismo: se utiliza para identificar acciones que rebajen horas o días, del tiempo ordinario del colaborador: Ejemplo: una acción de permiso sin goce de salario, una incapacidad.
4. Ajuste: se utilizar para identificar acciones que aumenten en horas o días el tiempo ordinario.
Registro Obrero INS: Código de homologación con el que se identifica si la plantilla se debe considerar en la recopilación de incidentes que conforman el archivo de carga del INS.
Filtro Acciones Personal: Se utiliza para identificar en cual o cuales procesos debe aparecer la plantilla. Valores:
1. Contratación: indica si la plantilla solo aparece en pantallas relacionadas con el ingreso de una persona a la empresa.
2. Vacaciones: indica si la plantilla solo aparece en pantallas relacionadas con el proceso de vacaciones.
3. Aumento Salario: indica si la plantilla solo aparece en pantallas relacionadas con el proceso de Gestión de Salario.
4. Salida: indica si la plantilla solo aparece en pantallas relacionadas con el proceso de Liquidación o directamente en la pantalla de Acciones de Personal.
5. Ausentismo: indica si la plantilla solo aparece en pantallas relacionadas con procesos de ausentismo o directamente en la pantalla de Acciones de Personal.
6. Otros: se utiliza para acciones de personal informativas de procesos relacionados.