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El sistema provee una plantilla en Excel y una pantalla para realizar la carga de datos inicial de los colaboradores.

A continuación, las instrucciones:

1.Ingrese al sistema y regístrese con sus credenciales.

2.En el menú inicial seleccione la opción Nómina.

3.Para descargar la plantilla de colaboradores seleccione la opción de menú. Cargador de Colaboradores

4.En la pantalla del proceso masivo, seleccione la organización y luego haga clic en el botón “Descargar Plantilla”. El sistema responde con una descarga/download, del archivo en formato Excel, en el cual se debe recopilar los datos de los colaboradores.

Desde esta pantalla puede descargar la plantilla para cada empresa.

5.Una vez que descarga el Excel e inicia la recopilación de los datos tenga en cuenta las siguientes recomendaciones

a.La plantilla consta de dos hojas denominadas: Datos Maestros y Datos Relacionados.

b.La hoja de Datos Maestros corresponde a la lista de columnas donde va a digitar o seleccionar la información de cada persona

c.La hoja de Datos Relacionados, no se debe modificar, y corresponde a los parámetros de la empresa que ya estan configurados en el sistema.

d.La o las columnas que tengan una referencia a la hoja de Datos Relacionados se muestran, en la hoja de Datos Maestros, como columnas con listas de selección. En este tipo de columnas no se debe digitar el dato, se debe seleccionar.

Ejemplos

e.Las columnas tienen colores que representan agrupación de tipos de datos.

i.Verde Oscuro: Datos generales de la persona.

ii.Naranja: Datos relacionados a las condiciones de contratación

iii.Rojo/Marrón: Datos de la ubicación de la persona en la empresa: Departamento, Centro de Costo y la información del salario.

iv.Azul: Datos específicos de la persona para el expediente.

v.Verde Claro: En caso de que se requiera agregar un numero de identidad adicional al oficial. Por ejemplo, si, además de la cedula de identidad, la empresa tiene un código interno adicional. (Estas columnas son opcionales)

f.Reglas: Cada columna tiene una serie de requisitos que se indican en la columna A

 

Descripción: En cada columna se hace una descripción del contenido esperado.

Tipo de Dato: En cada columna se indica el formato del valor: Texto, Número, Fecha.

Requerida: En cada columna se indica si el dato es obligatorio (SI) u opcional (No)

Formato: En las columnas de tipo FECHA se indica el formato de registro. En este caso es importante y mandatorio que las columnas sean en formato texto y que sea: , es decir primero el año 4 dígitos, luego el mes 2 dígitos y finalmente el día 2 dígitos. Cada elemento separado por el signo GUION. 2022-04-13 (13 de abril del 2022).

Asegúrese de que estas celdas tengan un formato texto, ya que el sistema rechaza los datos si vienen en formato de fecha como las siguientes. 13-04-2022, 13/04/2022.

Tamaño Máximo (Texto): Indica el tamaño máximo de caracteres permitidos en cada columna. Aplica para las que sean de tipo Texto. Por ejemplo: Dirección.

g.Los datos se digitan o seleccionan a partir de la línea 8 del archivo, y cada línea representa un colaborador.

h.IMPORTANTE: Para todas las columnas que contenga TEXTO, cerciorarse que no contengan espacios en blanco al inicio o al final. Ejemplo: Columna PRIMER APELLIDO, valor incorrecto: “ Vargas “, valor correcto: “Vargas”. Estos detalles el sistema no los valida, por lo que se sugiere que se haga un control de calidad por parte del usuario, en el momento de transferir los datos al Excel de carga, ya sea por digitación o por referencias de otros archivos.

i.La primera columna denominada Consecutivo debe ser completada con una numeración consecutiva que inicie en 1.

j.En las columnas de selección asegúrese de que correspondan con el valor de cada colaborador, conforme a los elementos de la lista. Estas columnas no se pueden digitar, de ser así el sistema rechazará la carga.

k.En la columna de definición del salario es importante que el monto del salario tenga relación con la unidad de representación.

La columna Unidad Concepto, refiere al tipo de salario que se indica en la columna Monto Pagar, por lo que, si el salario base digitado en esa columna es el mensual, así se debe indicar en la columna Unidad Concepto. Si es por hora, semanal, entre otros, estos datos deben corresponderse.

LISTA DE COLUMNAS

 

l.Una vez que complete la información de todos los colaboradores conforme a las instrucciones descritas, proceda a cargar el archivo en el sistema, siguiendo la secuencia siguiente:

i.Ingrese al sistema y regístrese con sus credenciales.

ii.En el menú inicial seleccione la opción Nómina.

 

iii.Seleccione la opción de Menú – Gestión de Contratación – Cargador de Colaboradores

Asegúrese que la organización seleccionada es la correcta

En la sección Subir Archivo, busque y seleccione, en su computador, el archivo de Excel donde completó los datos, haciendo clic en el botón .

Para finalizar haga clic en el botón APLICAR

El sistema le informará si el proceso se completó satisfactoriamente o en su defecto si encuentra inconsistencias, le indicará las columnas y celdas que presentan errores.

Si el proceso es exitoso debe validar la información cargada usando el siguiente reporte:

 

1.Seleccione la opción de Menú Reportes e ingrese a la pantalla Reportes.

2.En la pantalla de Reportes busque y seleccione el formato Colaborador: Detallado

3.Genere el reporte guiándose con la imagen adjunta

 

1.Busque el reporte.

2.Seleccione el reporte.

3.Seleccione la organización.

4.Seleccione el indicador TODOS LOS EMPLEADOS.

En el campo Tipo Identificación Adicional, puede escoger el valor que requiera visualizar.

5.Haga clic en el botón Generar.