Procedimiento de Salida de Personal y Elaboración de Liquidaciones.
Proceso Inicial de Salida de la Persona.
Cuando una persona, por el motivo que sea, ya no pertenece a la empresa, se debe seguir la siguiente secuencia de pasos y procesos en el sistema.
En primera instancia se debe crear una Acción de Personal que deje evidencia de la incidencia, de que la persona salió de la organización. Para este propósito existe una plantilla de Acción de Personal, denominada “Salida por Finiquito”.
Este documento es de carácter informativo, y el efecto que produce en los movimientos de nómina es que el sistema identifica la fecha de salida, determina que el periodo de nómina coincide con esta fecha y calcula los dias u horas a pagar hasta la fecha de salida.
Ejemplo: si la persona sale el dia 23 del mes y la nómina es quincena, el sistema calculará la cantidad de dias entre el 16 y el 23 y esto equivale a 8 dias o 64 horas, si fuese una nómina mensual, serían 23 días o 184 horas.
Esta plantilla debe contar con los siguientes datos o atributos, los cuales ya estan configurados
•Registro Obrero CCSS = EX
•Aplicación en Nomina = 2 Salida
Estos datos permiten identificar que ese documento es de uso exclusivo para documentar la salida de la persona.
En la siguiente imagen se muestra la configuración correcta.
Pasos para crear la acción de personal:
1.Ingresar a la opción de menú de Acciones de personal.
2.Hacer clic en el botón Nuevo.
3.En la pantalla de registro, seleccionar el tipo de acción de personal: Salida por finiquito.
4.En el campo Horas poner valor “0” Cero.
5.Seleccionar al colaborador.
6.Digitar en el campo Texto Breve el motivo de la salida.
7.En el campo Detalle de la salida puede ampliar el motivo.
8.Fecha de registro: Fecha actual.
9.Fecha de vigencia: Fecha real de salida del colaborador.
10.Fecha Inicial: Fecha real de salida del colaborador.
11.Fecha Final: Fecha real de salida del colaborador.
12.Para finalizar haga clic en el botón Salvar.
La acción de personal queda en Estado de Registro y se debe aprobar para que quede en firme. Este procedimiento no altera el Estado del contrato, el cual permanece activo para poder realizar posteriormente la solicitud de liquidación y demás procesos de pago.
Después de elaborar esta acción de personal y aplicarla, el sistema calculará los días u horas a pagar en la nómina en proceso.
Una vez que la planilla en la que la persona sale de la empresa y se aplica la última planilla de pago, en históricos,
Procesos en Nómina.
1. El paso de aplicar la acción de personal es únicamente para efectos del cálculo de los días pendientes a pagar en la nómina que coincida con la salida de la persona.
2. En dicha nómina el colaborador estará activo para cualquier otro movimiento de pago o deducciones pendientes, tanto las de ley como otros rubros.
3. Una vez que esta planilla se cierra y se aplica el sistema va a mantener activo al colaborador, tanto a nivel de contrato como en la siguiente nómina.
4. El sistema no va a borrar al colaborador en la próxima nómina, en forma automática, se debe analizar su permanencia en función de los pendientes de pago que pueda tener el colaborador. Esta decisión queda a criterio del usuario.
Proceso de Registro y Aplicación de la Liquidación.
Aspectos importantes para poder realizar el cálculo de liquidación de la manera correcta:
•Verificar que la última nomina a la que perteneció el colaborador esté aplicada (cerrada). Entendiendo que esta planilla contiene el ultimo pago real al empleado y que se requiere para los calculos de liquidación.
•Si en la nómina regular actual, el colabodorador queda con un movimiento de deducción asociado a cuotas y este movimiento no procede, lo deben borrar desde la pantalla de cuotas.
•IMPORTANTE: Verificar y eliminar al colaborador de la nómina regular actual, ya que al aplicar la anterior, es posible que quede con deducciones o pagos permanentes que ya no aplican.
•Registrar la solicitud de liquidación.
•Una vez que se registra y verifica la solicitud y antes de aplicarla se debe validar que el calendario de la nómina de liquidación concuerde con la fecha de pago de la o las liquidaciones pendientes.
•En caso de que el ultimo calendario aplicado en la nómina de liquidación esté “atrasado”, se debe realizar el Cambio de Estado de dicha nómina, para que se vaya actualizando la fecha hasta que concuerde con la fecha de pago de la o las liquidaciones que estén pendientes.
•La nomina de liquidación no debe tener pagos de periodos anteriores por lo que parte de la verificación es eliminar colaboradores que estén en esa nómina de periodos anteriores.
•Al ejecutar el proceso de aplicación de la liquidación, se inactiva el contrato de manera automática.
•Una vez aplicada la liquidación el sistema permite la visualización del formato de impresión.
•El proceso de inactivación masiva de contratos se debe utilizar únicamente cuando por razones particulares al colaborador no se le va a procesar una liquidación en el sistema. Ejemplo se crea un contrato y la persona no se presenta a laborar u ocurre un despido o renuncia antes de cumplir el mes laborado.
Diagrama Complementario - Fechas Clave del Proceso
