Procedimiento de Salida de Personal y Elaboración de Liquidaciones.
Proceso Inicial de Salida de la Persona.
Cuando una persona, por el motivo que sea, ya no pertenece a la empresa, se debe seguir la siguiente secuencia de pasos y procesos en el sistema.
En primera instancia se debe crear una Acción de Personal que deje evidencia de la incidencia, de que la persona salió de la organización. Para este propósito existe una plantilla de Acción de Personal, denominada “Salida por Finiquito”.
Este documento es de carácter informativo, y no tiene efectos a nivel de cálculo de nómina o procesos complementarios.
esta plantilla debe contar con los siguientes datos o atributos, los cuales ya estan configurados
•Registro Obrero CCSS = EX
•Aplicación en Nomina = 2 Salida
Estos datos nos permiten identificar que ese documento es de uso exclusivo para documentar la salida de la persona.
En la siguiente imagen se muestra la configuración correcta.
IMPORTANTE:
A partir de Setiembre 2021, el registro de la acción de salida será el criterio que se implementará para determinar el calculo de contratos activos durante el mes, que deriva en la facturación del costo de renta mensual del software.
En caso de que este proceso no se realice y el contrato aparezca como “activo” se contará para estos efectos.
Pasos para crear la acción de personal:
1.Ingresar a la opción de menú de Acciones de personal.
2.Hacer clic en el botón Nuevo.
3.En la pantalla de registro, seleccionar el tipo de acción de personal: Salida por finiquito.
4.En el campo Horas poner valor “0” Cero.
5.Seleccionar al colaborador.
6.Digitar en el campo Texto Breve el motivo de la salida.
7.En el campo Detalle de la salida puede ampliar el motivo.
8.Fecha de registro: Fecha actual.
9.Fecha de vigencia: Fecha real de salida del colaborador.
10.Fecha Inicial: Fecha real de salida del colaborador.
11.Fecha Final: Fecha real de salida del colaborador.
12.Para finalizar haga clic en el botón Salvar.
La acción de personal queda en Estado de Registro y se debe aprobar para que quede en firme. Este procedimiento no altera el Estado del contrato, el cual permanece activo para poder realizar posteriormente la solicitud de liquidación y demás procesos de pago.
Después de elaborar esta acción de personal se debe analizar si al colaborador se debe eliminar en la nómina actual en proceso. esta decisión queda a criterio del usuario en función de los pendientes de pago que pueda tener el colaborador.
Proceso de Registro y Aplicación de la Liquidación.
Aspectos importantes para poder realizar el cálculo de liquidación de la manera correcta:
•Verificar que la última nomina a la que perteneció el colaborador esté aplicada (cerrada).
•Registrar la solicitud de liquidación.
•Una vez que se registra y verifica la solicitud y antes de aplicarla se debe validar que el calendario de la nómina de liquidación concuerde con la fecha de pago de la o las liquidaciones pendientes.
•En caso de que el ultimo calendario aplicado en la nómina de liquidación esté “atrasado”, se debe realizar el Cambio de Estado de dicha nómina, para que se vaya actualizando la fecha hasta que concuerde con la fecha de pago de la o las liquidaciones que estén pendientes.
•La nomina de liquidación no debe tener pagos de periodos anteriores por lo que parte de la verificación es eliminar colaboradores que estén en esa nómina de periodos anteriores.
•Al ejecutar el proceso de aplicación de la liquidación, se inactiva el contrato de manera automática.
•Una vez aplicada la liquidación el sistema permite la visualización del formato de impresión.
•El proceso de inactivación masiva de contratos se debe utilizar únicamente cuando por razones particulares al colaborador no se le va a procesar una liquidación en el sistema. Ejemplo se crea un contrato y la persona no se presenta a laborar u ocurre un despido o renuncia antes de cumplir el mes laborado.
Diagrama Complementario - Fechas Clave del Proceso
